En esta sección registra datos generales del producto que te permitirán llevar un mejor control.
Te diriges a la ruta: Menú Caja y das clic en el ícono Administrador de catálogos
.
Dentro del administrador de catálogos despliegas las tiendas, observa las opciones de la tienda y seleccionas Inventarios , pulsas en el ícono Agregar
, para comenzar con el registro de tu inventario.
Al ingresar, te mostrará la ventana para que ingreses los datos que te solicitan en cada uno de los campos:
1. Tipo.
a. Artículo: Seleccionas este campo si lo que vas a dar de alta es un artículo.
b. Servicio: Habilitas este campo si lo que vas a dar de alta es un servicio. Al agregar un servicio, se deshabilitarán los campos: Control de almacén, Unidad de entrada, Unidad de salida, Factor de conversión, Último costo, Costo promedio, Existencia global y Existencia en tienda.
c. Kit de artículos: Eliges este campo, se activará la carpeta Armar Kit en donde podrás dar de alta un kit de artículos y/o servicios. Al agregar un kit de artículos, se deshabilitarán los campos: Control de almacén, Unidad de entrada, Unidad de salida, Factor de conversión, Existencia global y Existencia en tienda.
d. Activo: Si no está activado este campo significa que el producto ya está dado de baja.
Al dar de baja un producto, éste no estará disponible para su venta, y al consultar el catálogo de inventarios desde la nota de venta, no aparecerá listado. Aunque el producto esté desactivado para su venta, no desaparece del catálogo.
2. Clave: En este campo debes indicar la clave que identificará al producto, en la cual puedes capturar hasta 16 caracteres alfanuméricos. Si anotas la clave en mayúsculas, el sistema sólo la reconocerá en mayúsculas.
Con el ícono Ayuda
, te despliega la lista de claves de cada producto almacenado en el sistema, lo que te permite conocer cuáles claves ya han sido utilizadas, ya que no podrás capturar claves repetidas.
Dentro de la consulta, podrás filtrar la información por medio de la Clave, Descripción o existencias en la tienda del producto.
3. Descripción: En este campo puedes anotar el nombre completo del producto, servicio o kit, y/o una breve descripción del mismo. Este campo tiene una longitud de 60 caracteres.
4. Línea: Escribe el nombre o selecciona con el botón la clave de la línea a la que pertenece el producto que se está dando de alta. Dentro de la consulta, podrás filtrar la información por medio de la Clave de la línea o su Descripción.
Con esta clasificación podrás agrupar productos diferentes de acuerdo a características similares. Estas líneas se dan de alta previamente desde el catálogo de líneas, pero también las podrás dar de alta desde este campo con sólo anotar la línea o con el ícono Línea del producto , que se encuentra a un costado de este campo; la ventana que se despliega es la misma que se utiliza en el Catálogo de líneas / altas.
Importante: Al anotar una línea que no esté dada de alta dentro del catálogo correspondiente, el sistema mostrará el siguiente mensaje: «La clave no existe en el catálogo de líneas. ¿Desea agregar la línea?», al aceptar, se abrirá una ventana de alta para registrar la línea.
5. Categoría: Escribes el nombre o selecciona con el botón o F2 la clave de la categoría a la que pertenece el producto que se está dando de alta.
6. Departamento: Escribe el nombre o selecciona con el botón la clave del departamento al que pertenece el producto que se está dando de alta. Dentro de la consulta, podrás filtrar la información por medio del Número o Descripción del departamento.
Estos departamentos se dan de alta previamente desde el catálogo de departamentos, pero también los podrás dar de alta desde este campo con solo anotar el departamento, con ícono Línea del producto , que se encuentra a un costado de dicho campo; la ventana que se despliega es la misma que se utiliza en el Catálogo de departamentos / altas.
Importante: Al anotar un departamento que no esté dado de alta, el sistema mostrará el siguiente mensaje: «La descripción del departamento no existe en el catálogo de departamentos, ¿Desea agregar el departamento?», al aceptar, se agregará automáticamente.
7. Control de almacén: Permite registrar la ubicación de un artículo dentro de la bodega, de acuerdo a las claves que utilices en tu empresa, haciendo más fácil la búsqueda del artículo. Ejemplo: «P1M3», que quiere decir producto que se encuentra en el pasillo 1, módulo 3.
8. Unidad de entrada/salida: Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales. Ejemplo: Cuando compras el producto entra a tu inventario como toneladas y lo vendes por kilogramos.
9. Factor de conversión: Este factor expresa la relación que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida.
Ejemplo: Compras un producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades será de 20. En el ejemplo anterior: Factor =20/1=20, si por ejemplo se compran piezas y se venden cajas de 20 unidades el factor será igual a: Factor = (1/20)/1=0.05/1=0.05.
Importante: Recuerda que la unidad en la que se expresa la existencia y costo en el inventario será igual a la unidad de salida, por ello es importante definir este factor.
10. Permitir al cajero cambiar de precio: Si está activo este campo, significa que el cajero podrá capturar y/o cambiar el precio del producto al momento de efectuarse la venta del mismo, sin que el sistema le solicite una clave de administrador o supervisor. Adicional a este campo, deberás verificar que:
- Tenga activado el perfil «Cambio de precio al vender» y el parámetro de caja «Capturar precio por artículo».
- Tenga activada la caja en cuestión el parámetro «Editar mientras capturo», desde la configuración de la caja.
Sino está activado este campo, pero el cajero tiene el perfil correcto y el parámetro de caja activado para el cambio de precios, el sistema solicitará una clave de administrador o supervisor, para autorizar dicho cambio de precio.
11: Precio público: Aquí se captura el precio al que se venderá el producto al público en general.
Deberás considerar que el precio indicado en este campo deberá corresponder a la unidad de salida, la cual es especificada en el campo » Unidad de salida» ejemplo: Kilo, caja, etcétera.
Tratándose de un Kit, se puede asignar un precio o se toma la suma total del precio de los productos que conforman el Kit, mediante el botón «Usar como precio público».
12. Moneda: Selecciona de la lista desplegable el tipo de moneda en la que se está expresando el valor del precio del producto, para que a la hora de efectuar su venta, se pueda obtener su valor en pesos. Estas monedas las toma del Catálogo de monedas.
Con el ícono Ayuda
, te desplegará el catálogo de monedas para consultar las monedas que están dadas de alta o seleccionarlas.
13. Botón Lista de precios: Podrás definir precio 2,3,4…9 y precio mínimo, con el fin de utilizarlos según los intereses y necesidades de tu compañía.
14. Esquema de impuesto: Seleccionas de la lista desplegable el esquema de impuesto que se aplicará al producto que se está dando de alta. Estos esquemas fueron dados de alta previamente en el Catálogo de impuestos, por lo que si deseas realizar cambios en cuanto al porcentaje y forma de aplicación, deberás realizarlo desde dicho catálogo.
Con el botón Consulta esquema , podrás consultar qué impuestos se están aplicando, así como el porcentaje y forma de aplicación.
Con el ícono Ayuda
, consulta el catálogo de impuestos y seleccionar el que sea de tu interés. Dentro cde la consulta, podrás filtrar la información por medio de la clave del esquema o su Descripción.
15. Último costo: Anota el último costo con el que está entrando el producto al almacén. Cuando se realice un movimiento al inventario por concepto de entrada, el sistema actualizará este campo con el nuevo costo.
16. Costo promedio: Refleja el historial de los costos del producto, actualizándose automáticamente con base en los movimientos de entrada y salida del producto; esta actualización dependerá del tipo de costeo que se haya definido para el producto, por lo anterior, no es recomendable que lo modifiques manualmente, pues originaría datos incorrectos. El costo promedio siempre estará referido a las compras, ventas u operaciones de entrada y salida; por lo tanto, será modificado por medio de un Movimiento al inventario.
Se utiliza la siguiente fórmula para el cálculo del costo promedio de una entrada:
Ejemplo:
Si se tienen 30 botes a un costo de $10,000, el costo promedio es igual a (30 x $10,000)/30 = $10,000, al realizar una nueva compra de 65 botes a un costo de $12,000, el costo promedio se verá afectado ya que:
Aplicando la fórmula se dice que el costo promedio es igual al costo total entre las existencias que seria 1,080,000 / 95 = 11,368.42 es decir se tienen un total de 95 existencias las cuales se integran de las existencias que se tenían y las entrantes; el costo total se integra por el importe del total de ambas existencias, realizando la operación se obtiene un costo promedio de $11,368.42.
Nota: Si trabajas en Interfaz con aspel SAE el costeo de los productos se realizará desde dicho sistema. En este campo se visualizará el costo del producto según el método usado en aspel SAE para el cálculo de dicho costo.
17. Existencia global: Campo informativo. Si el producto se encuentra registrado en varias tiendas, este campo indica el total correspondiente a la suma de existencias del producto en las distintas las tiendas.
18. Existencia en tienda: Aquí debes anotar la cantidad de unidades correspondientes al producto que se está dando de alta, siempre y cuando en los parámetros del sistema se tenga activado el parámetro de Cambio a existencias.
Si del total de existencias sólo le corresponde a la tienda un monto determinado, con el campo «Distribuir existencias» podrás registrar en las demás tiendas, el resto de las existencias según corresponda.
19. Distribuir existencias: En este campo podrás distribuir las existencias de un producto hacia cada una de las tiendas dadas de alta en tu sistema.
Este botón estará inhabilitado si no tienes dado de alta por lo menos dos tiendas.
Al seleccionar este botón te mostrará la siguiente ventana:
Para distribuir las existencias seleccionas el botón Aceptar .